Continuando con el Post de la semana pasada. Si no lo has leído, da clic en la liga:
Comunicación Escrita
La comunicación escrita, a diferencia de la hablada, no es algo natural, es algo que inventado por los seres humanos. Por lo tanto, es algo que tenemos que aprender. Desafortunadamente esto hace que sea más difícil, y más importante practicarla. Es aún más importante el día de hoy donde los mails y los chats son más comunes que las llamadas telefónicas y las juntas en persona.
Afortunadamente también tiene ventajas. La principal siendo que puedes seguir pasos adicionales para ajustar el mensaje, y asegurarte que lo estás haciendo bien. En la comunicación escrita, la regla más importante es:
“El mensaje debe de entenderse en la primera lectura.”
Con esto, recuerda seguir estos pasos al escribir:
- Has un Listado, o Boceto inicial – Igual que en el primer consejo de comunicación hablada, primero aclara y ordena tus ideas. En la comunicación escrita es mucho más fácil. Escribe primero las ideas en un papel, ponlas en orden. Pon las ideas que dependen de otras ideas como subpuntos. Una manera fácil es hacer una lista de bullets (viñetas), y usar los diferentes niveles para aclarar las dependencias. Con esta lista tienes ya un boceto inicial para comenzar a desarrollar tu mensaje con un orden lógico.
- Desarrolla tus Ideas – Relájate y comienza a escribir. Dilo con tus palabras. Evita las diferencias entre lenguaje hablado y escrito. Escríbelo como lo dirías de manera hablada, siguiendo los consejos mencionados anteriormente. Trata de llevar al lector en una secuencia lógica de ideas. Recuerda, entendible a la primera.
- Revisa, corrige – Aprovecha la mayor ventaja de la comunicación escrita, revisar y corregir. Lee lo que escribiste en voz alta, piensa si te hace sentido. Corrige si hay secciones que no son claras, o que no se entienden a la primera. Si puedes, apóyate con alguien que pueda leer y decirte si entendió.
Aunque estos pasos aplican principalmente en mensajes largos, como mails o documentos, considéralos también para chats, aunque de manera más simple. El nivel de preparación depende siempre del tamaño del mensaje.
Y recuerda también estos consejos al momento de que estés escribiendo:
Aclara tus ideas y ponlas en orden
- Si, otra vez. Igual que en la comunicación hablada, pero en el caso de la comunicación escrita es más importante. El cerebro trabaja diferente cuando escucha, que cuando lee.
- Al escuchar somos capaces de procesar y relacionar más información, nacimos con esa habilidad.
- Cuando leemos no todos tienen esa capacidad, es más fácil perder el hilo de una idea, y no entender las relaciones que existen ente las ideas si no son explicitas.
- Asegúrate de que la secuencia con la que escribes tus ideas tenga sentido y sea fácil de seguir.
Se claro y conciso
- Al escribir es aún más importante ser claro y conciso. Cuando hablamos nos podemos saltar conceptos o inferir información que comunicamos de manera no verbal, al escribir no tenemos esas herramientas.
- Usa siempre palabras simples y enunciados cortos. Enfócate en la idea que deseas transferir. Es aún más importante no asumir entendimientos contextuales.
- Siempre escribe en voz activa, primero el sujeto (¿quién?) seguido del verbo (¿qué?). La vos pasiva rompe la relación poniendo el verbo antes que el sujeto y esto alenta el entendimiento. Ej.
- Voz pasiva – Las pantallas fueron aprobadas por el usuario clave el jueves.
- Voz activa – El usuario aprobó las pantallas el jueves.
Escribe con tus palabras
- La mayoría de la gente escribe diferente de como habla. Es un problema común. Por alguna razón creemos que al escribir necesitamos ser artistas. Usamos palabras que nunca hablamos, y adornamos la comunicación de manera innecesaria, con el fin de hacerla “elegante”. Si estas escribiendo una novela, tomate todas las libertades artísticas. Cuando estés en un contexto profesional es más importante entender a la primera.
- Es mejor mas que menos, pero ten cuidado de no ensuciar los puntos que quieres transmitir. Que se entienda. Piensa que tanta información necesita la persona que lo va a leer.
- No eres político, tampoco eres vendedor. No uses términos para engrandecer las cosas. Este tipo de lenguaje provoca desconfianza.
- Piensa a quien le estas escribiendo. Cuál es su rol. Cuál es su nivel técnico. Si no estás seguro, es mejor incluir información adicional y evitar términos técnicos o siglas. Esta es una habilidad muy importante es poder comunicarnos con los usuarios.
Entender
Cuando somos los receptores, no hay mucho que podamos manipular el mensaje que estamos recibiendo. Sin embargo, podemos usar estas recomendaciones para tratar de entender mejor lo que alguien nos intenta comunicar:
Dejar que hablen
- Desafortunadamente es un hábito de muchos, yo incluido, saltar a conclusiones y no esperar a que finalicen la idea. No nos gusta que nos interrumpan, y no es educado hacerlo. No cortes el mensaje a media comunicación, aunque ya lo hayas entendido, espera a que terminen.
Parafrasear
- Es la acción de comunicarle al emisor original, lo que entendiste, pero con tus propias palabras, con el fin de asegurar que el mensaje fue transmitido de manera correcta.
- Velo como hacer un CRC (Wikipedia). Es la técnica más poderosa que tenemos para asegurar una correcta comunicación. Úsala para confirmar que lo que entendiste lo que te dijeron. No te ofendas si te la piden.
- Pídesela a quien te escucha para asegurar que te entendieron.
Definir Glosarios
- Cuando trabajamos en proyectos en equipo, es especialmente importante definir Glosarios. El Glosario es simplemente el listado de cómo le vamos a llamar a cada cosa. Evita ambigüedad entre los términos. Con un Glosario podemos saber que cuando alguien dice Usuario, se está refiriendo al usuario del sistema, no a un empleado, no a otro sistema, no a una persona que se llama Usuario (What?).
- Es también importante que conozcas los glosarios de tu medio. Ejemplo: Términos como clase, objeto, bucle, variable, función, método, propiedad, herencia, etc. Todos esos significan algo diferente en Programación Orientada a Objetos, es importante que los conozcas para poder comunicarte correctamente con otros programadores, y por la industria, también es importante aprender sus correctas traducciones al inglés. Como parte del Blog pienso también compilar un glosario de los principales términos que todo programador debe de saber.
- No es recomendable, pero el Glosario puede tener sinónimos. Especialmente si hay 2 equipos que se refieren a la misma cosa de maneras diferentes. Lo único indispensable en este caso, es que esos sinónimos siempre se refieran a la misma cosa. No puede haber sinónimos que se refieran a 2 cosas diferentes.
No saltar a conclusiones. Preguntar y confirmar
- Otro habito en el que muchos caemos (si también yo), especialmente en nuestra industria, es asumir que ya entendimos algo. Tenemos tanta prisa por demostrar que ya entendimos algo, que saltamos a conclusiones y no analizamos las posibilidades o consecuencias que rodean el mensaje. Trata de no hacerlo. Cuando escuches algo, analízalo, piensa en que afectaciones puede haber, encuentra las excepciones antes de escribir código.
- Recuerda, asumir es saltar a una conclusión que no se comunicó de manera explícita. Todo lo que asumimos es un error en potencia. No lo hagas. Si estas asumiendo algo, pregunta y confirma que lo que asumes es correcto.
- No tengas miedo de preguntar.
“No hay preguntas tontas. Pero hay muchos tontos que no preguntan.”
Domina el inglés
Extraño ponerlo en un blog donde explícitamente quiero compartir la información en español. Desafortunadamente trabajamos en una industria donde casi todo se da en inglés. Si quieres crecer necesitas entender el inglés A LA PERFECCION. Trabájalo, mejóralo. Tu meta debe de ser hablarlo y entenderlo tan bien como si fuera tu primer idioma.
Tip: Usualmente uso este examen para darme una idea del nivel de compresión de los candidatos que entrevisto. Es muy corto así que solo te servirá la primera vez. Pero hazlo para darte una idea inicial de tu nivel. Si sacas menos de 100%, tienes mucho que trabajar. Si sacas 100% no te confíes, es un examen muy básico.
https://www.englishclub.com/esl-exams/levels-test-wc.htm
Practicar
Finalmente, la comunicación es como un musculo, hay que entrenarlo. Principalmente la comunicación escrita. Practícalo. Practícalo diario. Practícalo mucho. Practícalo en equipo y apóyate con alguien que pueda leer, y opinar lo que escribes.
Resumen Final
No hay habilidad más importante que Comunicar bien.
Posteriormente hare otros posts para enfocarme en detalles más específicos como:
- Como entender los tipos de mensajes, y como adaptarte dependiendo del tipo.
- Lenguajes y palabras que debes evitar.
- Como cambiar tu mensaje dependiendo de la audiencia con la que te vas a comunicar.
Para que tengas un acordeón para recordar los principales puntos del post.
Cheat Sheet
Al Hablar
- Ordena tus ideas.
- Se claro. Completo.
- Ir al punto.
- No adornes.
Al Escribir
- Entendible a la primera leída.
- Sigue los pasos: Enlista tus ideas. Escribe. Revisa.
- Se claro y conciso.
- Dilo con tus palabras.
- No adornar.
- Practica
Al Escuchar o Leer
- Ordena las ideas.
- Deja que hablen.
- Parafrasea.
- No asumir ni saltar a conclusiones, aclara, pregunta.
- Practica.
Y no olvides: Domina el inglés, y Practica.
Referencias
The Language of Success, 2008, Tom Sant.
